Misafir Hesapları Lite
İçindekiler
Folyolar
Check in işlemi ile rezervasyon ödeme türüne göre folyolar oluşur. Misafir Hesapları seçeneğinden folyo liste ekranına ulaşabilirsiniz.Bu ekranda misafir hesapları ile ilgili her türlü değiklik yapılabilir.
- CheckOut Folyoları: Seçildiğinde bu gün Check out olmuş folyaların da listelenmesini sağlar.
- Arşiv Dahil: Seçildiğinde bu gün dışında diğer günlerde de Check out edilmiş diğer folyo kayıtların listelenmesini sağlar.
- Grubun Odaları: Seçildiğinde seçili folyo bir gruba bağlı ise sadece o grubun folyolarının görünmesini sağlar.
Misafir folyoları listesinde ödeme türlerine göre farklı renklerde folyolar listelenir. Folyo renklerinin her birinin bir anlamı vardır.
- Mavi Folyolar: Müşteri Peşin folyolardır. Misafir tüm harcamalarını kendi öder.
- Yeşil Folyolar: Firma Kredi folyolarıdır. Rezervasyona bağlı olarak oda ve pansiyon ücretleri aksi belirtilmedikçe firma hesabına krediye kaldırılır.
- Siyah Folyolar: Firma folyolarına bağlı müşteri folyolarıdır. Oda ücreti dışında firma misafirlerinin diğer harcamaları bu folyolara kayıt edilir.
- Eflatun Folyolar: Konaklaması olmayan Özel folyolardır.
- Kırmızı Folyolar: Gün içinde çıkış işlemi yapılmış check-out folyolarıdır. Gün sonu işlemi ile arşive alınacaklardır.
Check-in kartının fiyat sekmesinde "Ödeme Türü" folyo açılışına yön veren bir detaydır. Bu işlem esnasında Ödeme türü Müşteri Peşin seçilirse check-in esnasında sistem tek folyo açar ve tüm harcamaları (konaklama ve pansiyon harcamaları da) folyoya kayıt edilir. Misafir folyoları listesinde folyo rengi mavidir. Ödeme Türü Firma Kredi seçilirse sistem check-in esnasında iki adet folyo açar. Yeşil renkte olan ve oda numarasının hemen sağında "-A" yazan firma folyosu ve siyah renkte sadece oda numarası bulunan firma misafirine ait folyosudur. Rezervasyon ödeme türüne göre sistem konaklama ve pansiyon ücretlerini firma folyosuna kayıt eder.
Misafir folyoları listesinin altındaki seçenekler ile folyo detayında girerek kişi adı, adedi, çıkış tarihi, pansiyonu vb. değişiklikler yapılabilir. İşlemler seçeneği ile harcama ve ödeme işlemleri yapılabilir. Folyonun faturası ve hesap dökümü alınabilir, hesap ekstresine bakılabilir ve liste görüntüsü dökümü alınabilir.
Folyo dökümünü döküm özeti olarak da alınabilir.
Folyo Listesi üzerinde herhangi bir kayıtta sağ tıklayınca seçili olan folyo ve folyolar için işlem yapılabilir.
Folyodan Transferler: Seçili folyodan bir başka folyoya yapılan transfer kayıtların ekrana gelmesi sağlanır. Bu folyodaki kayıtlar hangi folyolara transfer edilmiş görebilirsiniz.
Oda Geçmişi: Seçili folyonun oda değişimlerini ve nedenlerini gösterir. Bu oda daha önceden hangi odada ve odalarda olduğunu görebilirsiniz.
Misafir Mesaj: Özellikle PAY TV entegrasyonlarında misafire mesaj göndermek için bu seçenek kullanılır.
Misafir İstek: Misafir talepleri Görev Merkezi'ine giriş yapmadan bu seçenek ile kayıt edebilirsiniz. Bu seçenek seçildiğinde misafirin oda numarası seçili TALEP kayıt formu ekrana gelecektir.
Oda Paylaşım Bilgisi: Seçili folyoda Oda Paylaşımı (Share) uygulaması varsa odanın paylaşıldığı diğer odaların ekrana gelmesi sağlanır.
Check Out Tarihi Değiştirme
Check Out tarihi değişikliği hem Folyo Listesinden hemde Oda Tablosu ekranından yapılabilir.
Folyo > Misafir Folyoları > folyo seçilir ve üstüne çift tıklayarak ve açılan Folyo Detayı ekranında C-out tarihi değiştirilebilir.
Ayrıca Resepsiyon sekmesi altında Oda Tablosu ekranında Check Out tarihi değiştirilecek odamızın üzerine sol tuşla tıklayıp sürükle bırak yöntemi ile Check Out olacağı tarihin üzerine bırakarak değişiklik yapılabilir. Bu işlemde yine karşımıza Folyo detayı gelecektir. Gelen Folyo Detayı ekranında Check Out tarihi otomatik olarak sürükle bırak yöntemi ile üzerine bıraktığımız tarih olarak hazır gelecektir. Tamam butonuna basarak değişiklik kaydı gerçekleştirilecektir
Folyo Detayı
Folyoların üzerinde değişiklik butonuna basıldığında veya çift tıklandığında Folyo Detayı ekranı gelir.
- Firma: Folyonun bağlı olduğu firmayı gösteren alandır. Değişiklik yapılabilir.
- Checkin: Odanın giriş tarihini gösteren bilgi alandır. Bu alanda değişiklik yapılamaz.
- Checkout: Odanın giriş tarihini gösteren alandır. Bu alanda değişiklik yaparak erken çıkış veya konaklama tarihi uzatılabilir.
- Fatura: Folyo faturalama şeklinin belirtildiği alandır. (Fatura/Proforma)
- Kart No.: Misafirin harcama kartının numarasının belirtildiği alandır.
- K. Limiti: Misafirin harcama kartının kart limitinin belirtildiği alandır.
- Ind(%): Folyoda sabit bir indirim olacaksa bu alanda yüzdesel değer girerek belirtilir. Pos’tan yapılan tüm harcamalarda bu alana girilen değer temel alınarak indirimli kayıt edilir.
- Not: Folyo ile ilgili notlar bu alanda belirtilir gerekirse kullanıcı tarafından değiştirilebilir. Misafir Hesapları liste ekranında filtre ayarlarında düzenleme yapılarak bu notların liste ekranında gösterilmesi de sağlanabilir
- Checkout Sırasında Göster: Not bölümüne girilen notun çıkış işleminde uyarı mesajı olarak gelmesini sağlayan seçenektir.
Rezervasyon kayıt kartına geçiş yapmasını sağlar.
Harcama kart numarasının donanımdan okunmasını sağlar. (Bu işlem için donanım ve entegrasyon gerekmektedir.)
Fiyat Detayı (Oda Fiyatı Değiştirme)
Folyo fiyat detayına girilerek fiyat değişikliği yapılmasını sağlar. Fiyat Detayı butonuna tıklandığında gelen Rezervasyon Kontrat Detay ekranından fiyat değişikliği yapılabilir. Sistem fiyat detayını okurken Rezervasyon kartı içindeki kişi sayısını dikkate almaktadır. Yani Rezervasyon kartındaki kişi sayısı 2 ise Rezervasyon Kontrat Detay ekranında ki Dbl oda fiyatını okuyacaktır.
Planlanan İşlemler liste ekranına geçiş yapılmasını sağlar.
Rezervasyon Fiyat Log ekranına geçerek uygulanan fiyat detaylarını kontrol edilmesini sağlar.
Eğer odaya günlük bazda değişen fiyat uygulanacak ise Rezervasyon Fiyat Log ekranındaki Gün Fiyatları sekmesinde Günlük Fiyat kullan seçeneğinin seçilmesi gerekmektedir. Bu seçenek seçildiğinde odaya günlük bazlı fiyat girilmesi için oda fiyatı sütunu aktif olacak ve değer girilebilecektir
Misafir Ekleme
İçerideki misafirin yanında farklı bir misafir kaydı girilmesi için Misafir Ekle seçeneği kullanılır.
Odada kalan misafirlerin yanına kişi eklenmesini sağlar.
Çıkan Misafirler filtre ekranından belirtilen kriterlerle var olan misafirler arama yapılarak folyoya ekleme yapılabilir.
- Yeni Misafir: Eklenecek misafir daha önceden konaklama yapmamış bir misafir ise bu seçenek kullanılarak yeni misafir kaydı yapılması sağlanır.
Misafir ekleme yapıldıktan sonra Folyo detayındaki Rez.No butonuna basılarak rezervasyon kartındaki kişi sayısının da değiştirilmesi gerekmektedir. Kişi sayısı değişikliği sonrasında Fiyat Detayı ekranında ki oda fiyatları da kontrol edilmeli tanımlı fiyat yoksa fiyat girişi yapılmalıdır. (örneğin odada bir misafir kalıyor ve sonradan bir misafir daha gelmiş ise misafir ekle diyerek misafirin folyoya eklenmesi sağlandıktan sonra Rez.No butonuna basılıp rezervasyon kartı açılmalı ve rezervasyon kartındaki kişi sayısının da 2 olarak değiştirilmesi gerekmektedir. Böylece sistem fiyatlandırmayı 2 kişi olarak görüp Fiyat Detayı ekranındaki Dbl oda fiyatını okuyacaktır)
- Bilgileri Değiştir: Var olan misafir kartlarında bilgilerin değiştirilmesi için kullanılır.
Folyoya bağlı misafir kartında değişiklik yapma işlemini sağlar. Folyo detayındaki Misafirler liste ekranında misafir seçilerek değişiklik yapılır.
Sil seçeneği Seçili misafiri folyodan çıkarılmasını sağlar. Seçili misafirin kartını silmez.
Eğer silinen misafir yerine başka bir misafir konaklama yapmayacaksa Folyo detayındaki Rez.No butonuna basılarak rezervasyon kartındaki kişi sayısının da değiştirilmesi gerekmektedir. Kişi sayısı değişikliği sonrasında Fiyat Detayı ekranında ki oda fiyatları da kontrol edilmeli tanımlı fiyat yoksa fiyat girişi yapılmalıdır. (örneğin odada iki misafir kalıyor ama bir tanesi ayrılmış ise misafir sil diyerek misafirin folyodan çıkarılması sağlandıktan sonra Rez.No butonuna basılıp rezervasyon kartı açılmalı ve rezervasyon kartındaki kişi sayısının da 1 olarak değiştirilmesi gerekmektedir. Böylece sistem fiyatlandırmayı 1 kişi olarak görüp Fiyat Detayı ekranındaki Sng oda fiyatını okuyacaktır)
Seçili misafire Harcama kartı verilmesini sağlar. (Bu işlem için donanım ve entegrasyon gerekmektedir.)
Seçili misafirin harcama kartı bilgisinin silinmesini sağlar. (Bu işlem için donanım ve entegrasyon gerekmektedir.)
Hesap Ekstresi
Folyo İşlem Transfer
Liste ekranı üzerindeki işlemin bir başka folyo hesabına transferini sağlar. Klavyeden Ctrl tuşuna basılı tutarak birden fazla işlemi seçerek transfer yapma imkanı da vardır.
İşlem Transfer butonuna bastıktan sonra yukarıdaki kayıt kartında oda numarasının belirtilip Tamam butonuna basılması gerekmektedir.
Folyo İşlem İptal
İşlem iptal butonuna basarak seçili işlemin iptal edilmesi sağlanır. İşlem iptalde kayıt silinmez, işlem tutarı kadar eksilenmiş yeni bir işlem kaydı girilir. Sadece gün içindeki işlemler için kullanılabilir. Gün sonu sonrasında geçmiş tarihli işlemler için Düzeltme işlemi kullanılmalıdır.
İşlem iptal butonuna basıldıktan hemen sonra işlem iptalinin nedeninin belirtilmesi gerekmektedir.
Tutar Düzeltme
Geçmiş tarihli hatalı işlemlerin düzeltilebilmesi için Tutar Düzeltme kullanılır. Tutar düzeltme işleminde hangi departmana ait tutar düzeltme yapılacaksa departman kısmından ilgili departman seçilmelidir. Tutar düzeltme fazla basılan bir rakama istinaden yapılacaksa düzeltme kısmında Çıkar seçeneği seçilmelidir. Tutar düzeltme eksik basılan bir rakama istinaden yapılacaksa düzeltme kısmında Ekle seçeneği seçilmelidir.
- (i) Tutar düzeltme yerine harcama giriş işlemi tutarı eksili yapılırsa günlük ortalama gelir etkilenecektir.
Folyo İşlem Silme
Silme Yetkiniz Yoksa
Silme yetkisi olmayan kullanıcılarda silme butonu pasif gelecektir. Silme işlemi yapılabilmesi için yetkili bir kullanıcı ile login olunmalıdır. Yetkili kullanıcı ile login olunamıyorsa işletmedeki tam yetkili kullanıcı formunda belirtilmiş kullanıcıların formda belirttikleri mail adreslerinden silme talebini yazılı olarak göndermelerine istinaden silme işlemi yapılabilmektedir.
İşletmede silme/düzeltme konusunda Tam Yetkili Kullanıcı tanımı yapılabilmesi için Yetkili Kişi Bilgilendirme Formu 'nu doldurmaları gerekmektedir. Bu formda yalnızca kayıtları iptal ve silme yetkisi de dahil olmak üzere tüm yetkilere sahip olabilecek kişi veya kişilerin belirtilmesi gerekmektedir. Formla beraber işletme sahibinin imza sirkülerinin de taratılıp destek@hotech.com.tr adresine gönderilmesi; formun asıllarının da kargo ile Akdeniz Ünv. Teknokent AR-GE Sitesi No:758/2 Kat:1 Konyaaltı/ANTALYA adresine gönderilmesi gerekmektedir. Böylece işletme sahibinin belirlemiş olduğu kişilerden gelen yazılı taleplere istinaden silme işlemi yapılması sağlanacaktır.
Silme Yetkiniz Varsa
Silme yetkisi varsa silmek istediğiniz işlemi seçip ekranın alt tarafında yer alan sil butonuna basarak silme işlemini gerçekleştirebilirsiniz. İşlem no alanı gri olan kayıtlar daha önce faturası kesilmiş işlem olduğunun göstergesidir. Faturası kesilmiş işlemler silme yetkisi ola dahi silinemezler
]
Folyo İşlemleri
İşlemler seçeneği ile Harcama menüsünden Harcama Girişi ve Oda Ücreti Bas ve Tutar Düzeltme seçenekleri bulunmaktadır.
Nakit Avans, Kredi Kartı Avans işlemleri seçeneklerinde ayrıca Nakit Avans İade ve Kredi Kartı Avans İade seçenekleri bulunmaktadır.
Depozit seçeneği ile Depozit Giriş ve Depozit İade işlemleri yapılır. Depozit Avans işleminden farklıdır misafir çıkışında depozit aynen iade edilir.
Transfer seçeneği ile hesap transfer işlemi yapılabilir.
İndirim seçeneği ile folyoya kayıt edilen bir gelir üzerinden tahsilattan feragat edilerek indirim kaydı girilebilir. Hataları düzeltmek için İndirim yerine Tutar Düzeltme kullanılmalıdır.
Krediye Kaldırma işlemi tahsilatı muhasebe tarafından takip edilecek folyoların krediye kaldırılması işlemi yapılır.
Harcama Girişi
Muhtelif: Otel içinde yapılan tüm harcamaları Muhtelif seçeneğinden yapılabilir.
Oda No., Departman ve D.Tutar girilmesi zorunludur.
- Gün Sonunda Tekrar Basma seçeneği sadece oda departmanı seçildiğinde etkin olacaktır. Bu seçenek seçildiğinde gün sonu işleminde ilgili folyoya oda ücreti uygulanmamaktadır.
- R butonu rezervasyon kurundan dövizli harcama girişi yapılmasını sağlar. Rezervasyon kuru kur türüne bağlı olarak giriş işleminde güncellendiğinden checkindeki kur bu alana yansımış da olacaktır.
Oda Ücreti Bas
Oda ücreti Folyo İşlemleri dışında Çıkışlar ve Rack Plan ekranlarından da kullanılmaktadır.
Oda ücreti bas seçeneği kullanıldığında ekranda görüldüğü gibi tüm alanlar hazır gelecektir. Oda ücreti Folyo detayında belirtilen döviz cinsinden ayarlarda belirtilen kur günü ve türünden seçili olacaktır. Günlük fiyattan farklı fiyat basılacaksa tutarda değişiklik yapılabilir.
Gün Sonunda Tekrar Basma seçeneği seçilirse gün sonu işlemlerinde oda ücreti basılmayacaktır. Bu sebeple bu seçeneğin gerekmedikçe kullanılmaması gerekmektedir.
Bu seçenek seçili bir oda ücreti kaydı başka odaya transfer edilse de o gece uygulanan folyo için oda fiyatı basımı gerçekleşmez.
Nakit Avans
Misafir tarafından yapılan nakit ödemeleri Nakit Avans Girişi seçeneğinden kayıt edilebilir. Herhangi bir hata veya fazla ödeme söz konusu ise Nakit Avans İadesi seçeneğinden iade kaydı yapılmalıdır.
R butonuna basarak rezervasyon kurundaki kur getirilerek tahsilat kaydındaki kur farkı oluşmaması sağlanır.
Kredi Kartı Avans
Yapılan Kredi kartı ödemeleri Kredi Kartı Avans Girişi seçeneğinden kayıt edilebilir. Herhangi bir hata veya fazla ödeme söz konusu ise Kredi Kartı Avansı İadesi seçeneğinden iade kaydı yapılmalıdır.
D.Tutar alanından değişiklik yaparak dövizli kredi kartı tahsilatı da girilebilir.
Dövizli kredi kartı tahsilat kayıtları da TL kredi kartı tahsilat kayıtları gibi aynı kredi kartı kasasına kayıt olmaktadır. Kasa hareketleri raporunda TL ve dövizli kredi kartı tahsilatları ayrı olarak görülebilir.
Ayrıca kredi kartı tipi istenirse bankaya göre tanımlanarak her banka pos makinesinin gün sonları kredi kartı kasa hareketleri ile karşılaştırma yapılabilir.
Transfer
Farklı oda hesaplarının tek folyoda birleştirilmesi yada farklı odalara tek fatura kesilmesinin istenmesi gibi durumlarda hesap transfer işlemi kullanılabilir.
Hesap Transfer: Hesap Transfer işlemi seçili folyodaki tüm işlemlerin belirtilen oda folyosuna transfer edilmesini sağlar.
Transfer edilecek tutarın açıklama belirtilerek transfer işleminin yapılması daha sonra bu bakiyenin neden transfer edildiğinin anlaşılmasında kolaylık sağlayacaktır.
Transfer işlemlerinde eski folyodaki hareketler yeni folyoya aktarılırken eski folyoda eksili işlem yaparak iz bırakmaktadır. Eğer eksili işlem yapılması istenmiyorsa Önbüro ayarlarından Folyo sekmesindeki Transferde Eski Folyoda İşlem Kalmasın seçeneği seçilmelidir.
İndirim
İndirim seçeneği ile folyoya kayıt edilen bir gelir üzerinden tahsilattan feragat edilerek indirim kaydı girilebilir. Hataları düzeltmek için İndirim yerine Tutar Düzeltme kullanılmalıdır.
İndirim ekranında Döviz birimi ve tutar girerek tahsilattan feragat edilecek indirim tutarı belirtilmiş olur. Tamam seçeneği seçilerek indirim kaydı tamamlanmış olacaktır.
Fatura
Folyoya Fatura Hazırlama
Folyo üzerinden misafir otelden ayrılmadan fatura kesilebilir. Misafir Folyoları liste ekranından Fatura seçeneği ile fatura oluşturma işlemi yapılır. Fatura kesme işlemi hem konaklama folyolarında hem özel folyolarda aynı şekilde uygulanmaktadır. Önbüro ayarlarında "Folyoda Fatura Seçenekleri" seçili ise fatura işlemlerine başlamadan önce aşağıdaki ekrandan fatura açıklama düzenini belirleme imkanı vardır.
- Fatura Açıklamaları: Bu alanda fatura açıklama formatını belirleyebilirsiniz.
- Tam Detaylı: Folyo hareketlerinin aynen faturada görünmesini sağlar. Folyo giriş çıkış tarihleri uzun ise fatura basımında birden fazla fatura gerekebilir.
- Departmana Göre Toplam: Folyo hareketlerini gruplandırarak departmana göre toplam vererek faturanın hazırlanmasını sağlar.
- Tarihe Göre Toplam: Folyo hareketlerini tarihlere göre gruplandırarak toplamlarının faturaya yansımasını sağlar.
- Konaklama-Extra Toplamı: Folyo hareketlerini konaklama ve Ekstra olarak gruplandırarak faturaya yansıtır.
- Genel Toplam: Tüm folyo hareketlerini tek satırda toplayarak genel toplam olarak faturaya yansıtır.
Döviz birimi Kur türü belirtilmesi dışında Kur Oku butonu ile Rezervasyon Kuru, Check in Kuru Folyo İşlem Kuru veya Günün Kurunun seçilmesi imkanı vardır.
- Konaklama Açıklaması: Konaklama harcamalarının faturada açıklama kısmının belirtilmesini sağlar. Tek bir açıklama ile Konaklama Bedeli yazabileceği gibi X Oda X Kişi X Gece Konaklama olarak da konaklama detayı konaklama harcama kaleminin detayı olarak gösterilebilir. Özel seçeneği ile kendi formatınızı da belirtebilirsiniz.
- Açıklamada Satış Grubunu da Göster: Satış grubuna göre toplamların açıklama alanında görünmesini sağlar. (Konaklama, Yiyecek, İçecek bedeli vb.)
- Extra Açıklaması: Ekstra harcamaların hangi açıklama ile faturada gösterileceği alandır.
- Özet Fatura Açıklaması: Fatura kesme ekranından önce çıkan Faturayı Özet hazırlama sorgusunda Evet seçildiğinde burada belirtilen seçeneğe göre hazırlanacaktır.
- Faturası Kesilenleri de Göster: Faturası kesilen kalemlerinde fatura da görünmesini sağlar. Bu seçenek seçildiğinde folyo bakiyesinden daha fazla fatura kesilebileceği unutulmamalıdır. Bu durumu önlemek için Önbüro ayarlarında güvenlik seçenekleri de mevcuttur.
- Alt Folyo No:: Folyo Bölme işlemi ile bölünen folyoda alt folyo seçerek sadece bölünen folyonun faturasının hazırlanmasını sağlar.
- H.Extresi: Fatura hazırlama ekranından çıkmadan folyo hareketleri ekranına geçilmesini sağlar.
- Faturayı Hazırla: Fatura hazırlama ekranında istenilen değişiklikler yapıldıktan sonra bu seçenek ile Fatura ekranına geçiş yapabilirsiniz.
