Resepsiyon Raporları
İçindekiler
Kullanım Amacı
Resepsiyon işlemleri ile ilgili raporların alınması ve kontrol işlemleri için kullanılır.
Kullanımı
Resepsiyon sekmesinin sağ tarafında yer alan Resepsiyon Rapor başlığına tıklanarak açılan listeden resepsiyon ile ilgili listeye ulaşılabilir.Liste ekranında raporlara kolay erişim için raporlar Giriş Çıkış Oda Konaklama gibi başlıklar altında toplanmıştır.
Programdaki rapor ekranlarında özel düzenlemeler yapılarak işletmeye özgü raporlar oluşturulması sağlanabilir. Yine işletmede kullanıcıların hangi verileri görebileceğine karar verilerek liste ekranlarında düzenlemeler yapılabilir ve liste ekranlarında sadece ilgili alanların gösterilmesi sağlanabilir. Liste ve rapor ekranlarının düzenlenmesi konusunda Standart Rapor Ekranı sayfamızdan detaylı bilgiye ulaşabilirsiniz.
Giriş
Günlük Giriş Listesi
Günlük Giriş Listesi ile giriş yapacak rezervasyonların raporu alınır. Bu raporda sadece henüz girişi gerçekleşmemiş odalar listelenmektedir. Filtre ekranındaki alanlara göre (Firma, Misafir Adı Soyadı Gr. No vb) filtreleme yapılabilir. Böylece sadece belirli bir firmadan gelecek misafirlerin listesinin alınması gibi özel sorgulamalar yapılabilir. Yada Gr.No alanına grup numarası yazılarak sadece bir grubun giriş yapacak misafirlerinin listelenmesi sağlanabilir. İsimler seçeneğinin seçilmesi ile giriş yapacak tüm misafirlerin listelenmesi sağlanır.
Raporun alt kısmında gelecek odaların toplamları da görüntülenir. Raporun önizleme ekranında SNG DBL TRP gibi kişi sayısına göre oda dağılımları da görülebilir. Ayrıca çocuk ve bebek sayıları da görüntülenerek gerekirse H/K departmanına bilgi verilerek bebek beşiği yada çocuk için ek yatak atılması konusunda hazırlık yapması için bilgilendirilebilir.Liste ekranının alt tarafında yer alan
butonuna basılarak raporun çıktısı alınabilir.
Gelen Misafirler
Gelen Misafirler raporu ile giriş yapmış olan misafirlerin raporu alınır.Raporda Tarihe Oda Numarasına Firma,Misafir Adı Soyadı,Gr.No gibi alanlara göre filtreleme yapılabilir.Böylece sadece belirli bir firmadan gelen ve girişini yapmış misafirlerin listesinin alınması gibi özel sorgulamalar yapılabilir. Yada Gr.No alanına grup numarası yazılarak sadece bir grubun giriş yapan misafirlerinin listelenmesi sağlanabilir.
Erken Girişler Raporu
Genel Ayarlarda belirtilen giriş saatinden önce giriş yapan misafirler için Erken Giriş nedeni belirtilmesi gerekmektedir. Erken giriş yapan müşterilerin nedenleri ile raporlanmasını sağlar.
Extre Bu seçenek seçilirse rapor ön izleme ekranında giriş yapılan odaların hesap ekstresi de görüntülenmesi sağlanır.
Firma Ana folyoların ve grup folyolarının listelenmesini sağlar.
Extra Sadece ekstra folyoların listelenmesini sağlar.
Özel Sadece özel folyoların gösterilmesini sağlar.
Çıkış
Günlük Çıkış Listesi
Günlük Çıkış listesi ile çıkış yapacak misafirlerin raporu alınır.
C/O dahil seçeneği seçilirse çıkmış olan misafirlerinde gösterilmesi sağlanır. Yani o güne ait hem çıkışı gerçekleşen hemde henüz çıkmamış ama çıkış yapması beklenen misafirlerin listesinin alınması sağlanır.
Extre seçeneği seçilirse Ön izleme ekranında misafirlerin hesap ekstresinin de gösterilmesi sağlanır.
Firma Gruplu seçeneği seçilirse Ön izleme ekranında odaların firmalara göre gruplanması sağlanır.
Rapor ekranın da misafriin bakiyesi, ödemesi, kesilen fatura toplamı gibi bilgileri görüntülenebilir. Ayrıca raporu alt tarafında hem çıkacak hem çıkmış olan odaların kişi sayısı çocuk sayısı ve bakiye toplamları gibi değerler görüntülenebilir.
Ayrılan Misafirler
Ayrılan Misafirler listesi ile otelden ayrılan misafirlerin raporu alınır. Ekstre seçeneği ile ayrılan misafirlerin hesap hareketlerinin de görüntülenmesi sağlanır.
Geç Çıkışlar Raporu
Extre Bu seçenek seçilirse rapor ön izleme ekranında giriş yapılan odaların hesap ekstresi de görüntülenmesi sağlanır.Böylece geç çıkış ile ilgili folyoya işlenmiş bir harcama kaydının olup olmadığının da kontrolü yapılmış olur.
Firma Ana folyoların ve grup folyolarının listelenmesini sağlar.
Extra Sadece ekstra folyoların listelenmesini sağlar.
Özel Sadece özel folyoların gösterilmesini sağlar.
Oda
Boş Oda Listesi
Belirtilen tarihlerde blokaja müsait olan odaların raporlanmasını sağlar.
Oda Tipi : Oda tipi alanına değer girilerek istenirse oda tipine göre de rapor alınması sağlanır.
Yatak Tipi :Yatak tipi alanına değer girilerek istenirse yatak tipine göre de rapor alınması sağlanır.
Durum :Durum alanına değer girilerek istenirse oda durumuna göre de rapor alınması sağlanır.Örneğin sadece BOS odaların yada sadece KIRLI odaların getirilmesi sağlanır.
Blokeli de göster seçeneği ile blokajlı olan odalarında raporda gösterilmesi sağlanır.
Oda Durumları Raporu
Belirtilen tarihlerde belirtilen oda durumuna sahip odaların raporlanmasını sağlar.
Oda Tipi : Oda tipi alanına değer girilerek istenirse oda tipine göre de rapor alınması sağlanır.
Yatak Tipi :Yatak tipi alanına değer girilerek istenirse yatak tipine göre de rapor alınması sağlanır.
Durum :Durum alanına değer girilerek istenirse oda durumuna göre de rapor alınması sağlanır.Örneğin sadece BOS odaların yada sadece KIRLI odaların getirilmesi sağlanır.
Statü : Odanın statüsüne göre sorgulama yapılması için kulanılır. BOS-BLOKELI yada DOLU-BLOKEKELI gibi.
Oda Değişimi Raporu
Belirtilen tarihte yada tarih aralığında yapılan oda değişikliklerinin raporu alınır. Oda numarası Oda Tipi yada Nedenine göre filtreleme yapılabilir.Teknik bir arıza nedeniyle oda değişimi yapılmışsa teknik servis departmanının odayı kontrol etmesi için yönlendirme yapılması sağlanır. Yada oda temizliği gibi nedenlerden dolayı oda değişimi yapılmışsa H/K departmanına yönlendirme yapılması sağlanır.
Oda Blokaj Kayıtları
Odaların blokaj durumunu listeleyen rapordur.Giriş yapan odaların hangi saatte giriş yaptığı raporlanır.
Konaklama
Oda Fiyat Kontrol Listesi
Gün sonu işlemlerinde uygulanacak oda ücretlerinin raporu alınır. Gün sonu öncesinde oda fiyatları kontrol edilerek yanlış oda ücreti basma imkanı engellenmiş olur.Oda fiyat kontrol listesinde sadece oda fiyatları değil dövizli oda fiyatlarında ki oda kurları da kontrol edilmiş olur. Hatalı kur değerleri varsa düzeltilmesi sağlanır. Bu nedenle oda fiyat kontrol listesi gün sonu işlemi öncesi mutlaka kontrol edilmelidir.
Oda fiyat kontrol raporundaki BASILAN sütunu odaya gün içinde kullanıcı tarafından yapılan manuel bir oda basma işlemi olup olmadığını gösterir.Eğer manuel basılan bir oda ücreti varsa ve gece tekrar oda ücreti basılması istenmiyorsa oda ücreti sıfırlanmalıdır. (Oda basma esnasında harcama kartında gün sonunda tekrar basma seçeneği seçildi ise oda fiyatının sıfırlanmasına gerek yoktur)
Oda fiyatında ki kontrollerde eksik hatalı yada fiyat girilmemiş odalarla ilgili işlem yapmak için oda fiyat kontrol listesi (önizleme ekranından önce) oda üzerine çift tıklama yapılarak folyo detay ekranın açılması sağlanır ve düzeltme işlemleri rapordan çıkmaya gerek kalmadan gerçekleştirilir.
Oda fiyat kontrol listesinde sadece o gece tesiste konaklayacak odalara basılacak fiyatlar yer almaktadır. Gün içinde tutar düzeltme gibi işlemler Oda Fiyat Kontrol Listesine yansımamaktadır. Bu nedenle Oda Fiyat Kontrol Listesindeki toplamların Günlük Analiz Raporu yada departman Bordroları gibi tahakkuklara göre hazırlanan rapor toplamları ile uyuşması beklenemez..
Misafir Listesi
Otelde konaklayan misafirlerin bakiyeleri ve varsa oda notları ile birlikte raporlandırılması sağlanır.
Raporda Firma, Misafir Adı Soyadı Gr. No vb alanlara göre filtreleme yapılabilir. Böylece sadece belirli bir firmadan gelen misafirlerin listesinin alınması gibi özel sorgulamalar yapılabilir. Yada Gr.No alanına grup numarası yazılarak sadece bir grubun misafirlerinin listelenmesi sağlanabilir.
Misafir Listesi sadece o anda içeride konaklayan misafirlerin (Inhouse List) listesini verir.
Günübirlik Dahil : seçeneği ile günübirlik odalarında raporda gösterilmesi sağlanır.
Extre : seçeneği ile rapordaki bakiyeyi oluşturan harcamalarında listelenmesi sağlanır.
Pansiyon Listesi
Otelde kalan misafirlerin pansiyon türüne göre raporu alınır. Misafir listesinden farkı oda bakiyelerinin görüntülenmemesidir. Restoranda kahvaltı yapan odaların takibi ve kaç kişinin kahvaltı alacağını görmek için kullanılır.
OB de göster : Only Bed yani sadece oda hizmeti alan misafirler seçeneği ile sadece oda ücreti ödeyen odaların da listede görüntülenmesi sağlanır. Bu odalardan kahvaltı yapmak isteyen olursa kahvaltı ücreti için ekstra adisyon açılması sağlanmış olur.
Raporun alt tarafında pansiyon tiplerine göre kişi dağılımı da gösterilmektedir. Böylece HB yada FB konaklama yapan misafirler için mutfak ve servis departmanının kişi sayısına göre hazırlık yapmaları da sağlanmış olur.
Konaklayan Tüm Misafirler
Otelde konaklayan misafirlerin tümünü listeler. Misafir listesinden farkı odada konaklayan tüm misafirlerin listelenmesidir. Örneğin 102 numaralı odada iki misafir kalıyor ise iki misafirin de ismi listelenir.
Konaklama Detayları Raporu
Gün Toplamlı seçeneği ile konaklanan günlere göre toplamları düzenler.
Satış Oda Tipi Toplamlı seçeneği ile fiyatlandırmadaki oda tipine göre toplamları hesaplanarak rapor alınabilir. Bloke Oda Tipi Toplamlı seçeneği ile misafire verilen oda tipine göre toplamları hesaplanarak rapor alınabilir.
Rez. Toplamı seçeneği ile rezervasyon kaydına göre toplamları hesaplanarak rapor alınabilir.
Grup Toplamı seçeneği ile rezervasyon kaydına göre toplamları hesaplanarak rapor alınabilir. Bu seçenek ile filtre kullanmadan tüm grupların konaklama toplamları görülebilir.
Grup Günlük Konaklama Detayı
Oteldeki grupların oda ve isim dağılımı ile raporlandırılması sağlanır. Özellikle grup mutabakatlarında grupların günlük oda listesinin alınması için kullanılır.
Grup Konaklama Toplamları
Belirtilen grubun gün gün toplam oda sayıları ve oda fiyatlarının raporlandırılması sağlanır. Gruplama seçeneği ile gruplandırma yapılabilir.
Gün-Oda Tipi Raporda günlük ayrıntı verir ve oda tiplerinin de gösterilmesi sağlanır.
Günlük Raporda günlük ayrıntı verir,oda tipleri gösterilmez.
Oda Tipi Raporda günlük sıralama ve toplamlar yerine sadece oda tipi bazında sıralama ve raporlama yapılması sağlanır.
Grup Toplam Raporda gün yada oda tiğpi gözetmeksizin oda sayısına göre raporlama yapılması sağlanır.
Resmi
İşletmede alınması zorunlu olan resmi raporların olduğu kısımdır.
Turizm Bakanlığı İstatistik Raporu
Otelde konaklayan yabancı uyruklu misafirlerin Uyruk, Pasaport, CheckIn, CheckOut bilgilerinin raporlandırılması için kullanılır. Yerli Uyruk Dahil Seçeneği ile Türkiye Cumhuriyeti vatandaşlarının da listeye dahil edilmesi sağlanır. Rapor sorgulaması için aralık butonuna basılarak tarih aralığı verilmesi gerekir.
Polis Listesi
Odadakilerin Tümünü Göster: Seçildiğinde odada kalan diğer kişilerin de listelenmesi sağlanır.
Günübirlikleri de Göster: Seçildiğinde günü birlik odaların da (day use) listeye eklenmesi sağlanır.
XML Hazırla: XML Hazırla butonuyla KBS sisteminde gerekli olan XML dosyası program ayarlarında belirtilen klasöre kayıt edilir. Böylece KBS programında kayıt edilen dosya seçilerek XML gönderimi yapılmış olur. XML Hazırla butonunda oluşan eksik bilgi mesajlarına bağlı olarak rapordan çıkmadan misafir üzerine çift tıklayarak Misafir Kartı bilgilerine ulaşma imkanı vardır. Değiştirilen bilgilerin etkin olması için XML Hazırla butonundan önce tekrar Yenile butonu ile listenin yenilenmesi gerekmektedir.
KBS Polis Listesi Gönderimi sayfasından polis ve jandarma raporu gönderimi hakkında detaylı bilgi alınabilir.
Konaklama (Maliye) Listesi
Resmi günlük Müşteri listesinin alınmasını sağlar.
Mali listede fiyatı sıfır olan odalar kırmızı renkle vurgulanır ve mali listede gösterilmez/yazdırılmaz. Oda fiyatı sıfır olduğu için mali listede gösterilmeyen/yazdırılmayan odalar nedeniyle Oda Fiyat Kontrol Listesi yada Folyo Listesi gibi listelerle farklılıklar oluşabilir. Farklılık oluşmaması için odaların oda fiyatının tanımlanması gerekir. Mali listede gösterilmeyen/yazdırılmayan odalarla ilgili düzenleme yapmak için kaydın üzerine çift tıklamak yeterlidir.
Gelen Folyo detayı ekranında fiyat detayından oda fiyatının girişini yaparak mali listede gösterilmesi/yazdırılması sağlanabilir.
Mali liste oda folyosuna basılan oda harcamalarını baz almaktadır. Gün içinde C/O olan bir odaya balans düzeltme amaçlı basılan bir oda harcaması olduğunda bu odanız gece otelde konaklamayacak olsa da mali listede gösterilir/yazdırılır.
Günlük Analiz Raporu gibi raporlarda o gece otelinizde konaklayan oda sayısı baz alındığından, gün içinde C/O olan odaya basılan oda harcaması nedeniyle farklılıklar oluşabilmektedir. Bu fark resmi anlamda sorun teşkil etmemektedir. Bilakis Mali Listede basılan tüm oda harcamalarının gösterilmesi gerektiği için olması gereken uygulama bu şekildedir.
Yeni liste seçeneği mali listenin mükerrer yazılmasını önlemek için kullanılan bir seçenektir. Örneğin önizle diyerek rapor önizleme ekranında yazdır dendiğinde yazıcıya gönderim yapar. Eğer herhangi bir sebepten liste yazdırılamamışsa tekrar önizle seçeneği seçildiğinde liste boş gelecektir. Burada ki amaç mükerrer yazdırma işlemini engellemektir. Eğer liste yazdırılmadığından eminseniz Yeni liste seçeneği ile mali listenin yeniden yazıcıya gönderilmek üzere hazırlanmasını sağlayabilirsiniz.
Diğer
Uyandırma Raporu
Sisteme girilen uyandırma kayıtlarının raporlanmasını sağlar. Santral uyandırma entegrasyonu olan işletmelerde girilen uyandırmaların otomatik olarak santrale işlenmesi sağlanır. Entegrasyon olmayan işletmelerde rapor sadece bilgilendirme ve kontrol amaçlı kullanılır
Ana Kapı Giriş-Çıkış Raporu
Güvenlik Departmanı olan tesislerde Ana Kapı Giriş/Çıkış ekranından yapılan kayıtların listelenmesi sağlanır.Ziyaret Türü, Ad, Soyad, Firma yada plaka numarasına göre filtreleme yapılabilir.
Eski Konaklama Listesi
Yazıcı yada bilgisayar kaynaklı herhangi bir teknik sorundan dolayı konaklama listesinin yazdırılamaması durumunda sonraki gün raporun alınması için kullanılır.
butonu ile misafir ekleme olanağını sağlar.
Tarih alanından istenilen bir tarih seçilerek o tarihe ait rapor alınabilir. Geçmiş tarihli rapor alınabilmesi için gün kapama işlemindeki 6 adımın sorunsuz yapıldığından emin olunması gerekir. Raporun arşiv kaydı bu adımda gerçekleşmektedir.
Eski Polis Listesi
Geçmiş tarihli polis listelerinin yazdırma olanağını sağlar.Tarih alanından istenilen bir tarih seçilerek o tarihe ait rapor alınabilir. Geçmiş tarihli rapor alınabilmesi için gün kapama işlemindeki 6 adımın sorunsuz yapıldığından emin olunması gerekir. Raporun arşiv kaydı bu adımda gerçekleşmektedir.
Misafir Güvenlik Şifreleri
Misafirlere verilen Internet şifrelerinin listelenmesini ve yazdırılmasını sağlar. Liste başlıklarına göre filtreleme yapılarak misafir bazlı rapor alınması sağlanır.
| Kullanıcı Soruları |
|---|
| Aysonu Turizm Bakanlığına giden raporu nasıl alabilirim?
Genel/Standart sekmesi altındaki Raporlar butonuna basarak açılan listeden Analiz Raporları nı tıkladıktan sonra gelen listeden Aylık Uyruk İstatistiği raporuna tıklayarak raporunuzu alabilirsiniz. Raporda başlangıç ve bitiş tarihi olarak bir önceki ayın başlangıç ve bitişi gelir. Yabancı uyruklu misafirlerin isim, giriş tarihi,çıkış tarihi, pasaport numarasının listesini almak için Resepsiyon sekmesi altındaki Resepsiyon Raporlar butonuna basıp açılan listeden Turizm Bakanlığı İstatistik Raporunu seçebilirsiniz. Gelen ekrandan sağ tarafta yer alan Aralık butonuna basarak giriş tarihine aralık vererek raporunuzu alabilirsiniz.
Polis listesi nereye kayıt ediliyor?
Polis listesi işletme tarafından özel bir talep gelmediği sürece C:\KB\DataToSend klasörüne kaydedilir. Kayıt yerini değiştirmek için program ayarlarından rapor ayarlarını kontrol edebilirsiniz.
Comp konaklayan bir odama günsonunda nasıl fiyat bastırabilirim?
Genel / Standart sekmesi altındaki Ayarlar seçeneğini seçip açılan listeden Rezervasyon Ayarları seçeneğini seçerek Satış-Rezervasyon ayarları ekranına girebilirsiniz. Bu ekrandaki Fiyatlandırma sekmesindeki Comp Rezervasyonlara Fiyat Bas seçeneğini seçerek Comp odalarınıza fiyat girebilir ve gün sonunda fiyat bastırabilirisiniz.
Sistemde hangi kullanıcının hangi işlemleri yaptığını nasıl görürüm?
Sırasıyla Ra-> Sistem-> İşlemler-> Log seçeneklerini seçerek İzleme Kayıtları Ekranını açabilirsiniz. Bu ekranda kullanıcı adına kullanıcı kodu girerek kullanıcının yaptığı işlemleri listeyebilirsiniz.
Rezervasyon, Folyo, Fatura, Misafir Kartı gibi tüm kayıtlarda CTRL+L kısa yolu ile veya kayıt formlarının hemen sol alt köşesindeki Diğer seçimi ile kayıt kartının log kayıtlarına da bakabilirsiniz.
Eski polis listemi nasıl görebilirim?
Resepsiyon sekmesinden Resepsiyon Rapor seçeneğini seçip açılan listeden Eski Polis Listesi seçip gelen ekranda tarih seçerek ilgili tarihteki polis listenizi görebilirsiniz.
Eski Konaklama (maliye) listemi nasıl görebilirim?
Resepsiyon sekmesinden Resepsiyon Rapor seçeneğini seçip açılan listeden Eski Konaklama Listesini seçip gelen ekranda tarih seçerek ilgili tarihteki konaklama (maliye) listenizi görebilirsiniz.
|
