Yeni Talep

Kullanım Amacı

Misafir talepleri, teknik arızalar ve görevlerin kayıt edilmesi için kullanılır.

Kullanımı

Lisansında operasyon modülü olan işletmelerde Operasyon sekmesi yada Oda sekmesi altında Yeni Talep seçeneği ile misafir talepleri, teknik arızalar ve görevlerin kayıt edilmesi sağlanır.

Yeni Teknik Hizmet Girişi

İşlem Tipi: TEKNIK seçimi yapılarak açılan kayıt kartının Teknik Hizmet kaydı olduğu belirtilmiş olur.

Std. Talep: Teknik Hizmet kartında tüm alanların tek tek doldurulmasına gerek duyulmadan standart olan teknik hizmet taleplerini tanımlayabilirsiniz. Tanımlanan standart talepler seçildiğinde Bildirilen Departman, Görev ve Personel gibi alanlar tanımlandığı gibi doldurulacaktır. Böylece standart olan taleplerde kayıt girişi hızlı ve doğru olarak yapılmış olacaktır. Std. taleplerin düzenlenmesi ile ilgili Operasyon açıklamalar tanım sayfasından düzenleme ve yeni tanım yapabilirsiniz.

Açıklama: Standart talep seçimine teknik hizmet açıklaması kendiliğinden gelir. Standart talep seçilmediği durumlarda teknik hizmet talebi bu alanda belirtilir.

Talep Tipi: Belirtilen teknik hizmet talebinin arıza tipi bu alanda belirtilir.

Misafir: Talebi ileten misafir kartı bu alandan belirtilir.

Mekan: Teknik Hizmet talebinin mekanı bu alandan belirtilir. (Oda veya genel mekan...)

Öncelik: Teknik Hizmet kartının önceliğinin belirtildiği alandır.

Bildiren: Teknik Hizmet talebini bildiren kullanıcının belirtildiği alandır. Oturum açmış kullanıcının ismi kayıt kartı açılışında otomatik gelir. Gerekirse farklı kullanıcı belirtilebilir.

Bildirilen Departman : Teknik Hizmet talebinin bildirildiği departman bu alanda belirtilir.

Görev: Teknik Hizmet talebine departman hangi göreve ait olduğu bu alanda belirtilir. (Teknik Hizmet talebinde kullanıcı tarafından doldurulması gerekmez. Standart talep tanımlarında tanıma bağlı olarak Görev seçili gelir.)

Shift: Teknik Hizmet talebinin hangi Shift'de tamamlanması gerektiğinin belirtildiği alandır. Kayıt kartını giren kullanıcı tarafından doldurulması zorunlu değildir.

Talimatlar: Teknik Hizmet talebinin giderilmesinde takip edilecek talimatların belirtildiği alandır. Talep eden tarafından seçilmez. Standart taleplerde tanımlara bağlı olarak seçili gelir.

Not: Teknik Hizmet talebi ile ilgili Açıklama dışında varsa gereken not bu alanda belirtilir.

Teknik Hizmet kaydı alabilmek için mekan, öncelik, arıza türü, arıza durumu ve nedeni bölümlerinin önceden tanımlanması gerekmektedir.

Yeni Talep Girişi

İşlem Tipi: TALEP seçimi yapılarak açılan kayıt kartının Misafir Talep kaydı olduğu belirtilmiş olur.

Std. Talep: Tanımlanan standart taleplerden misafir talebi bu landan seçilir. Seçilen standarda bağlı olarak tanımlamada belirtilen seçimler talep kayıt kartına gelecektir. Görev Ayarlarındaki Std. Talep Alanında Tümünü Listele seçeneği seçili iken seçilen standart talebe göre işlem tipi otomatik olarak seçili gelir.

Açıklama: Misafir talebinin ne olduğu bu alanda belirtilir. standart taleplerden seçim yapılırsa tanımlamaya bağlı açıklama bu alana gelecektir.

Talep Tipi: Belirtilen misafir talebinin tipi bu alanda belirtilir.

Misafir: Talebi ileten misafir kartı bu alandan belirtilir.

Mekan: Talebi yapan misafirin varsa oda numarası bu alanda belirtilir.

Öncelik: Talebin önceliğinin belirtildiği alandır.

Bildiren: Talebi bildiren kullanıcının belirtildiği alandır. Oturum açmış kullanıcının ismi kayıt kartı açılışında otomatik gelir. Gerekirse farklı kullanıcı belirtilebilir.

Bildirilen Departman : Talebin bildirildiği departman bu alanda belirtilir.

Görev: Talebi yerine getirecek departmanın hangi görevine ait olduğu bu alanda belirtilir. (Talebi kayıt eden kullanıcı tarafından doldurulması gerekmez. Standart talep tanımlarında tanıma bağlı olarak Görev seçili gelir.)

Shift: Talebin hangi Shift'de tamamlanması gerektiğinin belirtildiği alandır. Kayıt kartını giren kullanıcı tarafından doldurulması zorunlu değildir.

Talimatlar: Talep yerine getirilirken uyulacak talimatın belirtildiği alandır. Talep eden tarafından seçilmez. Standart taleplerde tanımlara bağlı olarak seçili gelir.

Not: Talep ile ilgili Açıklama dışında varsa gereken not bu alanda belirtilir.

Yeni Görev Girişi

İşlem Tipi: GOREV seçimi yapılarak açılan kayıt kartının Görev kaydı olduğu belirtilmiş olur.

Std. Talep: Görev kayıt kartında tüm alanların tek tek doldurulmasına gerek duyulmadan standart olan görevlendirme tanımlayabilirsiniz. Tanımlanan standart talepler seçildiğinde Bildirilen Departman, Görev ve Personel gibi alanlar tanımlandığı gibi doldurulacaktır. Böylece standart olan görevlerde kayıt girişi hızlı ve doğru olarak yapılmış olacaktır. Ayrıca Görev Ayarlarındaki Std. Talep Alanında Tümünü Listele seçeneği seçili iken seçilen standart talebe göre işlem tipi otomatik olarak seçili gelecektir.

Açıklama: Standart talep seçiminde görev açıklaması kendiliğinden gelir. Standart talep seçilmediği durumlarda görev talebi bu alanda belirtilir.

Talep Tipi: Belirtilen görev talebinin tipi bu alanda belirtilir.

Misafir: Görevle ilgili misafir varsa bu alandan belirtilir.

Mekan: Görev talebi ile ilgili mekan bu alandan belirtilir. (Oda veya genel mekan...)

Öncelik: Görev önceliğinin belirtildiği alandır.

Bildiren: Göre talebini bildiren kullanıcının belirtildiği alandır. Oturum açmış kullanıcının ismi kayıt kartı açılışında otomatik gelir. Gerekirse farklı kullanıcı belirtilebilir.

Bildirilen Departman : Görevlendirilen departman bu alanda belirtilir.

Görev: Görevlendirilen departmanın hangi görevinin görevi gerçekleştireceği bu alandan belirtilir.(Görev talebinde kullanıcı tarafından doldurulması gerekmez. Standart talep tanımlarında tanıma bağlı olarak Görev seçili gelir.)

Shift: Görev talebinin hangi Shift'de tamamlanması gerektiğinin belirtildiği alandır. Kayıt kartını giren kullanıcı tarafından doldurulması zorunlu değildir.

Talimatlar: Görevin yerine getirilmesinde hangi talimatlara uyulacağının belirtildiği alandır. Talep eden tarafından seçilmez. Standart taleplerde tanımlara bağlı olarak seçili gelir.

Not: Görev talebi ile ilgili Açıklama dışında varsa gereken not bu alanda belirtilir.

Görevler operasyon içinde iş takibini kolaylaştırmak ve işin yapılışında kalite standardına uygun olması için standart talimatlara göre yapılmasını sağlayan bir sistemdir. Bu sebeple mail ile iç yazışmaları ortadan kaldırdığı ve otel yetkililerinin işin durumu hakkında kimseye sormadan bilgi sahibi olmalarını sağlamaktadır.

Talep Kayıt Kartı İşlemleri

Gelen teknik hizmet, misafir talebi ve görev talepleri görev merkezinde ekrana gelecektir. Gelen kayıtlarla ilgili işlemler için kayıt girerken Express Form gelirken kayıtla ilgili işlem yaparken aşağıdaki gibi tüm kayıt ekranı gelecektir.

Tarih ve Saat: Talebin yerine getirilmesi beklenen tarh ve saat bu alanda belirtilir.
Süre (G/S/D): Talebin yerine getirilmesindeki toplan gün saat dakika bu alanda belirtilir.

Tekrarla: Talebin tamamlanmasından sonra tekrar talep olarak kayıt olması gerektiğinde belirtilen değer ve zaman biriminde tekrar kayıt oluşacaktır. Özellikle sürekli yapılması gereken işlerde iş takibini kolaylaştırmak için kullanılır. Örneğin personelin günlük olarak yapması gereken işlerde değer olarak 1 zaman olarak da günde olarak seçilirse personel görevi tamamladığında sistem ertesi gün için otomatik olarak yeni bir görev açacaktır. Böylece personel her gün kendisinin yapması gereken işlemleri bu görev kaydı ile aksatmadan takip edebilecektir.

:Gerçekleşeni Kullan: Beklenen tarih saat içinde tamamlanmayan görevlerde beklenen tarihi dikkate alamadan tamamlanma tarih ve saatini dikkate alarak tekrar talep oluşturur. Yani ayın başlangıcında bitmesi beklenen bir talep daha ayın ortasında biterse bu seçenek seçildiğinde ay başlangıcına göre değil ay ortasını temel alarak belirtilen zaman ve biriminde talep oluşturur.

Özel Kayıt: Seçildiğinde sadece açan ve görevlendirdiği kişi tarafından talep görülebilir.

Başlama: Talebin başlama tarihinin, saatinin ve işlemi başlatan kullanıcının belirtildiği alandır.

Bitiş: Talebin bitiş tarihinin, saatinin ve işlemi bitiren kullanıcının belirtildiği alandır.

Görev Kartı Sekmeleri

Notlar: Notlar sekmesinde arıza kaydına bağlı notlar eklenebilir daha önceden yazılmış notlar görülebilir. Notlar talebin yerine getirilmesinde yapılacaklar listesi gibi de görülebilir.

Görevlendirme: Görevlendirme sekmesinde talep ile ilgili başka departman ve personele görevler verilebilir. Verilen görevler email olarak görev atanan personel ve departmana gönderilebilir.

Görevlendirme ekranında Ekle butonu ile görevli ekleyebilir, Çoklu ekle butonu ile birden fazla görevli personel, görev veya departman eklenebilir.

Ekranda Departman, Görev ve Personel ağaç şeklinde açılarak seçim yapılabilir.
Tüketim: Talebin yerine getirilmesi sürecinde yapılan depodan tüketimlere tüketim fişi açarak belirtilen depodan düşümleri yapılabilir.
İşlemler: Talebin yerine getirilmesi sürecinde yapılan işlemleri kayıt ederek işlem süreci takip edilir. İşlem kaydı girerken süre belirterek talebin yerine getirilmesinde ne kadar süre harcandığı da kayıt edilir. Böylece iş performansı analizi de yapma imkanı sağlanmış olacaktır.
Dış Servis: Özellikle Teknik Hizmet kaydındaki demirbaşın işletme dışında servis ihtiyacı durumunda servis durumu kayıt edilebilir ve servis süreci bu ekrandan takip edilebilir.
Talimatlar: Talebin yerine getirilmesinde gerekli talimatlar bu alandan belirtilir.
Önceki/Sonraki Görevler:Oluştrulan göreve bağlı olan ve öncesinde yada sonrasında yapıması gereken başka görevler varsa bu sekme altında görüntülenir.
Durum Logu : Görevle ilgili durum değişikliklerinin görüntülenmesini sağlar. (Görevi açanın, başlayanın, bitirenin kim kim olduğu gibi)