Çıkış (Check-out)

Çıkış (Check-out)

Otelden ayrılanların çıkış işlemini yapmak için Resepsiyon sekmesinde Çıkış seçeneği seçilir.

Çıkış ekranının sol tarafında oda listelerini, sağ tarafta da seçilen odaya bağlı folyo listesi görülür.

Oda Ücreti Bas: Özellikle yarım gün daha kalan ve çıkış işlemi öncesinde fatura isteyen misafirler için oda ücreti bas seçeneği kullanarak gün sonu işlemlerinden ayrı olarak oda ücreti geliri kayıt edilebilir.

Folyo Extresi: Seçili misafirin folyo hareketlerini gösterir. Ayrıca Hesap Ekstresi ile ilgili tüm folyo işlemleri çıkan ekranda yapılabilir.

Folyo İşlem Bölme: Misafir folyosunun çeşitli nedenlerle birden fazla bölünerek ayrı fatura ve folyo dökümü alınmasını sağlar.

Folyo Döküm: Seçili hesabın folyo dökümü alınması için ön izleme ekranını getirir.

Misafir Kartı: Seçili odada kalan misafirin kimlik bilgilerinin ekrana getirir.

Konaklama Detayı: Folyoda uygulanan oda ücreti ve oda sayısının bir tablo şeklinde gün gün ve oda oda fiyatlamasını gösterir. Özellikle acente faturalarının anlaşılmasını sağlayan bir rapordur.

Çıkış İşleminde Ödeme

Çıkış işlemi için CheckOut seçeneği seçildiğinde eğer folyo bakiyesi varsa Folyo Bakiye Sıfırlama kartı ekrana gelir.

20_check-out_islem

İ.Türü: İşlem Türü seçeneği Kredi, Ödeme, İade ve İndirim olarak seçilebilir.

Kredi seçeneği bir ödeme değildir. Kredi işlemi ile folyo bakiyesi muhasebe takibe havale edilmiş olur.

Ödeme seçeneği ile Ödeme Şekli aktif hale gelir. Ödeme şekli seçilerek tahsilat girişi yapılır.

İade seçeneği ile para iadesi işlemleri yapılır. İade seçeneği seçildiğinde Ödeme Tipi seçilmesi gerekmektedir.

İndirim seçeneği ile folyo bakiyesinde indirim yapılır. İndirim işlemi gelirlerde herhangi bir değişiklik olmadan tahsilattan feragat edilmesidir. (Hatalı işlemler için indirim yapılmamalıdır).

Ödeme Şekli: Eğer işlem türü ÖDEME veya İADE olarak seçildiyse ödeme şeklinin belirtildiği alandır. (Nakit, Kredi Kartı vb...)

R: Yapılan tahsilat, folyo işlem kurundan yapıldıysa R butonuna basarak kurun getirilmesi sağlanır.(Özellikle konaklama harcama kayıtlarının tahsilatında kullanılır.)

Misafir Check Out

ana folyosu olan rezervasyonlarda sadece misafirin çıkışı da yapılabilir. Özellikle acente folyosu kontrol edildikten sonra fatura edilecek işletmelerde sadece misafir folyosu çıkışı yapılmaktadır. Bu işlem için misafir folyosu seçildikten sonra Extra Folyo C-out seçeneği ile misafir folyosunun çıkış işlemi yapılabilir. Misafir folyoları çıkış yapıldığında acente folyosu açık olsa da oda kirliye düşer. Temize alınıp bir başka misafirin giriş işlemi de sistemde kayıt edilebilir.

Özel Folyo Kapatma

Çıkış ekranının sol üst köşesinde bulunan Sadece Özel Folyolar seçeneği seçildiğinde ekranının sağ tarafındaki folyo listesinde özel folyolar listelenecektir. Extra Folyo C-Out seçeneği ile seçilen özel folyonun çıkış işlemi yapılır.

Çıkış İşleminde Fatura

Folyo Bakiye Sıfırlama ekranında tahsilat kaydı girilip folyo bakiyesi sıfırlandıktan sonra eğer Önbüro ayarlarında seçili ise faturanın yazdırılması sorusu ekrana gelir.

Fatura yazdırma ekranında kullanıcı yetki seviyelerine bağlı olarak değişiklikler yapma imkanı vardır.

Müşteri Bilgileri:

Müşteri Türü: Misafir ve Firma olarak fatura kesme imkanı vardır. Check-out işleminde bu alanda folyo türüne göre açılışta seçili gelir. Check-out işleminde bu alan misafir folyo türüne ve folyodaki kayıtlı isme bağlı olarak seçili gelir.

Müşteri: Müşteri türüne göre faturanın kesileceği kayıt bu alandan seçilebilir. Check-out işleminde bu alan misafir folyo türüne ve folyodaki kayıtlı isme bağlı olarak seçili gelir.

Unvanı: Misafir kartı veya Firma kartına bağlı olarak bu alan Check-out işleminde seçili gelir. Fatura kesme işleminde bilgileri değiştirme imkanı vardır.

Adres: Adres, PK, Şehir ve Ülke alanları misafir checkin işleminde kayıt girildiyse fatura keserken ekranda görülecektir. Fatura adres bilgileri değiştirilebilir.

butonu, fatura keserken girilen bilgilerin veya fatura bilgisi değişikliklerinin, Misafir/Firma kartında da değişmesini sağlar.

Fatura Bilgileri:

Fatura No.: Faturadaki numaranın girildiği alandır. Eğer program ayarlarından daha önceden ayarlandı ise sisteme fatura numarasının bir kez girilmesi yeterlidir. Sonraki faturaların numaraları girilmeden yazdır seçeneği ile fatura yazdırılırken fatura numarası kendiliğinden artacaktır.

Ref. No.: Sistem tarafından her fatura kayıt kartına atanan numaradır.

Tarih: Fatura tarihidir. Bazı durumlarda fatura tarihi değiştirme ihtiyacı olabileceği düşünülerek fatura tarihi değiştirme imkanı sağlanmıştır.

Ödeme T.: Faturanın ödeme tarihinin belirtildiği alandır.

V.D./V.No: Müşteri/Firmanın vergi dairesi ve vergi numarasının belirtildiği alandır. Karta İşle butonu ile bu alanlardaki bilgiler de Misafir/Firma kayıt kartını günceller.

Checkin Checkout Tarihi: Check-in ve Check-out tarihlerini gerekli durumlarda değiştirme imkanı vardır.

Faturaya başka bir rezervasyon tutarının da eklenmesini sağlar. Bu işlem check-out işlemi dışında kredi faturaları hazırlarken daha sık gerekmektedir.

Fatura Detayları: Açıklama, matrah, tutar, KDV vb. bilgilerin kullanıcı yetki seviyesine bağlı olarak değiştirilebildiği alandır.

Fatura detayları dışında Döviz Kuru, Döviz Para Birimi ve İnd% alanlarına da değer girerek faturada değişiklik yapılabilir.

Kesilen faturanın iptalini Folyo sekmesindeki Kesilen Faturalar seçeneğinden yapabilirsiniz.

Fatura keserken E-fatura kontrolü yapmak için E-fatura sayfamızı ziyaret ediniz.

Check-out İptal

Check-out yapılmış bir kayıt üzerindeyken butonu aktif olur. Gerekli hallerde bu seçenekle Check-out işlemi geri alınabilir. Check-out işlemi iptal edilen folyolarda tahsilatlar geri alınamaz fakat tahsilat işlemleri kullanıcı yetkisine bağlı olarak iptal edilebilir.

Kullanıcı Soruları

Özel folyoyu nasıl check-out edebilirim? Resepsiyon sekmesindeki Çıkış işlemi seçeneği seçilir. Çıkan ekranda sol pencerede çıkış yapması beklenen rezervasyon kayıtları sağ pencerede seçili rezervasyona bağlı folyolar görülmektedir. Folyo listesinin hemen üstünde bulunan Sadece Özel Folyolar seçeneğini seçiniz. Seçim sonrası sadece özel folyolar listelenecektir. Extra Folyo C-Out seçeneği ile seçtiğiniz özel folyonun check-out işlemini yapabilirsiniz. Bir misafirim 3 gün sonra tekrar gelecek folsunda bakiye var ne yapmalıyım? Resepsiyon sekmesinden Özel Folyo Aç seçeneği ile özel folyo oluşturduktan sonra ilgili odanın hesabını özel folyoya transfer edebilir ve sonrasında odanın çıkışını yapabilirsiniz. Misafiriniz yeniden geldiğinde özel folyosundaki hesabını yeniden kendi odasına transfer edebilirsiniz. Kestiğim faturayı nasıl iptal ederim? Folyo sekmesinden Kesilen Faturalar butonuna tıklayarak (yada klavyeden F7 butonuna basarak) kesilen faturalar listesine girebilirsiniz. Listeden iptal edilecek faturanızı seçtikten sonra ekranın altında yer alan Diğer butonuna tıklayıp açılan ekranda Fatura Iptal... butonuna bastığınızda açılan ekranda fatura iptal nedenini girerek faturanızı iptal edebilirsiniz Checkout olan odalara nasıl fatura kesebilirim? Resepsiyon sekmesindeki Çıkış seçeneğini tıklayarak checkout olan odalarınızı listeyebilirsiniz. Gelen Çıkışlar-Checkout menüsünden checkout olmuş odalarınızı listelemek için CO seçeneğini seçtikten sonra, fatura kesmek istediğiniz odanın üzerine mouse ile tıklayıp seçtikten sonra ekranın altındaki Fatura butonuna basarak faturanızı hazırlayabilirsiniz. Bir misafirimiz erken çıktı ödemesini nasıl iade edebiliriz? Folyo sekmesinden Folyolar diyerek folyo listesini açtıktan sonra oda no kısmının üzerindeki kutucuğa işlem yapılacak oda numarasını yazarak odanızı seçebilirsiniz. Odayı seçtikten sonra işlemler kısmından Nakit Avans seçeneğini seçip sonrasında iadesi seçeneğini tıklayarak ödemenizin iadesini yapabilirsiniz. Daha önceden kesilmiş bir faturamı nasıl bulabilirim? Folyo sekmesinden Kesilen Faturalar seçeneğini seçerek gelen ekrandan fatura no fatura ünvanı gibi kriterlerle filitreleme yaparak kesilmiş faturanızı bulabilir Detay butonuna basarak faturanızın detayını görebilirsiniz. Sistemde hangi kullanıcının hangi işlemleri yaptığını nasıl görürüm? Sırasıyla Ra-> Sistem-> İşlemler-> Log seçeneklerini seçerek İzleme Kayıtları Ekranını açabilirsiniz. Bu ekranda kullanıcı adına kullanıcı kodu girerek kullanıcının yaptığı işlemleri listeyebilirsiniz. Rezervasyon, Folyo, Fatura, Misafir Kartı gibi tüm kayıtlarda CTRL+L kısa yolu ile veya kayıt formlarının hemen sol alt köşesindeki Diğer seçimi ile kayıt kartının log kayıtlarına da bakabilirsiniz.