Gün Kapama (Night Audit)

GÜN KAPATMA ÖNCESİNDE YAPILMASI GEREKEN KONTROLLER

1. Çıkış menüsünden çıkıştaki odaların kontrolü yapılır çıkış yapması gereken ama yapmayan bir oda varsa;

a. Oda çıktıysa fakat sistemden çıkışı yapılmamışsa çıkışı yapılır,

b. Oda kalmaya devam ediyor fakat sistemde değişiklik yapılmamışsa çıkış tarihi uzatılır.

2. Giriş menüsünden girişteki odaların kontrolü yapılır. Giriş yapacak oda varsa rezervasyonun durumu araştırılır;

a. İptal olduysa iptal edilir,

b. Giriş tarihi değişmişse gerekli değişiklik yapılır

3. Oda Fiyat Kontrol Listesi kontrol edilir. Sistem gün kapatma işleminde oda ücreti olarak oda fiyat kontrol listesindeki oda fiyatlarını temel aldığından gün sonundan önce mutlaka kontrol edilmedir.

a. Oda fiyatları kontrol edilir hatalı girilen fiyatlar varsa düzeltmesi yapılır

b. Oda fiyatı sıfır olan odaların kontrolü yapılır varsa sıfır fiyatlı odalara fiyatları girilir

c. Döviz bazında fiyatlandırılan odaların kurları kontrol edilir girilmeyen kur yada yanlış girilen kur varsa gerekli düzeltmeler yapılır

4. Açık Adisyon varsa kontrol edilir ve tüm adisyonların kapatıldığından emin olunur

5. Z Raporu alınmamış departman varsa ilgili departmandan z raporu alınması sağlanır

6. Kasa Hareketleri Raporu alınarak; nakit, visa, döviz işlemleri, kasa açılışı, kasa çıkışı işlemleri kontrol edilir. Kasadaki tutar ile sistemdeki tutar karşılaştırılarak kasa mutabakatı yapılır eksik yada fazla girilen işlem varsa gerekli düzeltmeler yapılır.Gün sonu yapıldıktan sonra geçmiş tarihe ait işlem yapılamayacağından kasa ile ilgili mutabakatın gün sonundan önce yapılması gerekmektedir.

7. Gün sonundan önce alınması gereken raporları alınır ve gün kapama işlemine başlanır.

Dosya:Wiki000001.jpg

GÜN KAPAMA İŞLEMLERİ (NAR)

Devir Öncesi işlemlere başlandığında mutlaka 1. adımdan başlanmalıdır.1. adım aktif değilse sağ üst köşede yer alan bir adım geri al butona basılarak 1. adımın aktif olması sağlanır

1. DEVİR ÖNCESİ İŞLEMLER Sistem otomatik olarak kendisi giriş yada çıkışı yapılmamış oda olup olmadığını kontrol eder. Eğer varsa uyarı verir yada ayarlarda seçilmiş ise; C/O olmayanları erteler. Giriş yapmamışları ise yine ayarlara bağlı olarak ya NA listesine alır yada C/I tarihini ertesi güne alır.

2. ODA ÜCRETLERİNİ BAS Sistem “Oda Fiyat Kontrol Listesi”nde ki oda fiyatlarına göre oda folyolarına ücret basar

3. FOLYO BALANS Sistem bu aşamada kullanıcıya misafir folyolarını getirir. Gün kapatmadan önce hesapların son kez kontrolü sağlanır. Kullanıcı sonraki folyo butonuna basarak içerdeki tüm folyolarını kontrol etmiş ve oda ücretlerinin doğru basıldığından emin olmuş olur. Hatalı basılmış bir fiyat varsa aynı ekranda Fiyat Detayı’na girilerek fiyatı düzeltildikten sonra Yeni Fiyat Bas butonu ile basılmış olan hatalı fiyat düzeltilmiş olur

4. YEDEKLEME Yedekleme işleminde sistemde AmonRa ile ilgili SQL yedeklerinin alınması sağlanır. Yedekleme işlemi donanımsal sorunlardan dolayı herhangi bir veri kaybı yada sorun yaşanması durumunda sistemi geri yüklemek konusunda kullanılacağından, kullanıcının yedekleme işlemini mutlaka yapması ve yapıldığından emin olması gerekmektedir. Yedekleme klasörü olarak genellikle C:\AmonRa BACKUP Klasörü kullanılmaktadır. Bilgi işlem sorumlusu belirli periyotlarla bu klasöre gün sonunda yedekleme alınıp alınmadığını kontrol etmek zorundadır.

5. G.S. (GÜN SONU) RAPORLARI AL Kullanıcı bu aşamada gün sonunda almak istediği raporları alabilir. Almak istediği raporları yazdırıp raporlarını tamamladıktan sonra Mouse’a sağ tıklayarak N.A.R. Raporları OK diyerek bir sonraki adıma geçebilir

6. RAPORLARI KAYDET Önbüro Ayarlarındaki Günsonu Raporlar sekmesinde günsonunda arşivlenmesi için seçilen raporlar bu aşamada gün tarihi ile açılan klasöre otomatik olarak kaydedilir. Böylece geçmişe dönük rapor alınmak istediğinde arşiv klasöründen ilgili güne ait klasörden raporların alınması sağlanmış olur. Ayrıca ayarlarda belirtilmiş olan raporlar e-posta olarak gönderilir.

7. GÜN SONU DEVRİ Bu aşamada kullanıcı tüm işlemlerini kontrol ettiğinden emin tüm adımları doğru yaptığından eminse günsonunu kapatır ve sitemin çalışma tarihini gün tarihine eşitler. Günsonu devri yapıldıktan sonra geçmiş tarihe ait işlem yapılamayacağından kullanıcı tüm işlemleri doğru yaptığından ve listedeki tüm adımları doğru ve hatasız tamamladığından emin olduktan sonra günsonu devri yapmalıdır

8. YENİ GÜN LİSTELERİ Kullanıcı yeni güne ait yazdırmak istediği listeleri yazdırabilir

GÜNSONUNDAN SONRA YAPILMASI GEREKENLER

GÜNLÜK DÖVİZ KURLARI OKUTULUR

Önkasa menüsünden Döviz kurları seçeneği tıklanır. Gelen ekranın altındaki Toplu Kurlar butonuna tıklanır. Gelen Ekranda Kur Türü Merkez olarak seçilir ve ekranın altındaki M.B.Kurları butonuna tıklanarak ilgili tarihteki merkez bankası kurları okutulur.Gece günsonu işlemlerinden sonra mutlaka yapılması gerekmektedir.

Gün Kapama İşlemlerinde 1 Adım Geri Alma

Gün kapama işleminde herhangi bir nedenden dolayı bir önceki adıma dönmek için