Satın Alma İşlemleri

Hazırlık

Onay Çeşitlerinin Belirlenmesi: Onay seviyelerinden önce hangi onay çeşitlerinin kullanılacağının tespit edilmesi gerekmektedir. Programda üç çeşit onay seviyesi vardır.

SA Onay S.: Satın Alma Onay Seviyesi satın alma sürecinde temelde kullanılan onay seviyesidir. Kullanıcı ve Stok kartlarında satın alma onaylarının seviyesi belirtilerek satın alma süreçleri tanımlanmış olur. Satın alma modülünde sürecin tanımlanması için belirtilmesi zorunlu onay seviyesidir.
Depo O.S.: Ana depoya taleplerin değerlendirmesinde kullanılan bir onay seviyesidir. Ambar taleplerinin değerlendirmesi sonucu Depo Çıkışının onay sürecine sunulmasıdır. Bu onay seviyesi işletmenin çalışma şekline bağlı olarak tanımlanabilir. Tanımlanmadığı durumlarda ana depoya gelen taleplerin değerlendirmesi onaysız işlem yapılmaktadır. Satın Alma Onay seviyesi gibi satın alma sürecinde tanımlanması zorunlu bir tanım değildir.
Sipariş O.S.: Satın alma onay süreci tanımlanan satın almaların satıcı sipariş sürecinin onaylanarak yapılmasını sağlayan yetki seviyesidir. Depo Onay Seviyesi gibi tanımlanması zorunlu değildir. Tanımlanmadığı durumlarda satın alma onay seviyesi biten satın almalar onay gerekmeksizin satıcı siparişe dönüştürülebilir.

Onay Seviyelerin Belirlenmesi: Onay seviyeleri hem stok hem de kullanıcı olarak belirlenmesi gerekmektedir.

Onay Seviyeleri: Onay seviyeleri işletmenin onay silsilesini ifade eder. Yani otelde onay seviyelerindeki her bir basamak bir değer olarak varsayılmalıdır.

Örnek: En yüksek onay seviyesi 5 olan bir satın alma yapılandırması düşünelim.

Ana depodan talep eden kullanıcı seviyesidir. Ambar talep fişi ile ana depodan talepte bulunur.
Ana depoya gelen talepleri değerlendiren kullanıcının seviyesidir. Genelde ana depodan sorumlu depocunun onay seviyesidir.
Satın alma taleplerini değerlendiren kullanıcı seviyesidir. Genelde satın alma departmanına verilen onay seviyesidir.
Satın alma onay seviyelerini değerlendiren ve onay veren kullanıcı seviyesidir. Genelde satın alma müdürü ve/veya muhasebe müdürü vb. yetkililere verilen onay seviyedir.
Satın alma onay seviyesinde son onay seviyesidir. Satın alma taleplerinde daha düşük onay seviyesi olan malzemelere onay vermek zorunda değildir fakat onay vermek kendi kanaatine kalmıştır. Genelde otelin yapısında son karar verici kişilerin kullandığı onay seviyedir.

Yukarıdaki örnek de 5'li onay seviyesi yapısı verilmiştir. Fakat başta da belirttiğimiz gibi otelin yapısına göre onay seviyesi yapısı yapılabilir. Mesel daha ufak bir ona seviyesi olarak 2'li veya 3'lü onay seviyesi de kullanılabilir. 2'li onay seviyesinde birinci onay talep eden değerlendiren ve satın alma talebine dönüştüren aynı onay seviyesinde olabilir. İkinci seviye onayda ise satın alma sürecindeki son onay olarak düşünülebilir.

Kullanıcı Onay Seviyesi belirlemek için Kullanıcı tanımlarından onay seviyesi belirlenecek kullanıcılar üzerine çift tıklanır. Açılan kartta onay seviyeleri belirtilir.

Stok Kartlarına Onay Seviyesi belirlemek için Stok sekmesinden Hammaddeler seçeneği ile stok kart listesine ulaşılması gerekmektedir. Listelenen stok kartlarında onay seviyesinin son aşaması olan üst değer belirtilir. Her stok kartının satın alma onay seviyesi aynı olmak zorunda değildir. Örnek olarak işletmeye alınan Domates ile yüksek maliyetli bir demirbaş aynı onay seviyesinde olması gerekmediğinden Domates stok kartına 4 onay seviyesi verildiğinde 4. seviyedeki onaydan sonra satıcı siparişe gönderilir.

Satıcı Sözleşmeleri: Satıcı sözleşmeleri işletmenin çalışma şekline göre tanımlanır. Sözleşme takibi yapmayan işletmelerde satıcı sözleşme tanımlanmadan da satın alma süreci takip edilebilir. Sözleşme tanımı için Satıcı Sözleşmeleri sayfasından faydalanabilirsiniz.

İşlemler

Satın alma onay sürecindeki temel işlemler sırasıyla gözden geçirelim.

Ana Depodan Talep (Ambar Talep Fişi): Ambar talep fişi ile koltuk altı depolar ana depodan taleplerini iletirler.
Ana Depodan Talepler: Ana depoya yapılan ambar talepleri bu ekrandan analiz edilerek depo çıkış veya satın alma talebine dönüştürülür.
Satın Alma Talepleri: Satın alma talepleri değerlendirilerek fiyat talebine dönüştürülür.
Satıcı Fiyat Talep: Fiyat talebi yapılacak firmalara için fiyat talep fişi oluşturulur.
Satıcı Fiyat Teklifi: Fiyat talebine istinaden satıcılardan gelen teklifler satıcı fiyat teklifi fişi ile kayıt edilir.
Fiyat Karşılaştırma: Gelen fiyat teklifleri fiyat karşılaştırma ekranında değerlendirilerek onaya sunulur.
SA Onay Listesi: Satın alma talebine istinaden gelen fiyat teklifleri onay seviyelerine göre onaylanmayı beklerler.
Satıcı Sipariş: Onay seviyesi tamamlanan satın alma talepleri Fiyat Karşılaştırma ekranından onaylanan satın almalar filtrelenerek Satıcı Sipariş fişine dönüştürülür.
Bekleyen Siparişler: Sipariş verilen satın almalar gerçekleştikçe Bekleyen Siparişler ekranından teslim alınır.